Политика обработки и защиты персональных данных
ПОЛИТИКА
обработки и защиты персональных данных в АО "НМЦ НОРМА"
1 Общие положения
1.1 Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных в АО "НМЦ НОРМА" (далее Оператор), перечни категорий субъектов и обрабатываемых персональных данных, права и обязанности Оператора при обработке, хранении и защите персональных данных, порядок уничтожения, блокирования персональных данных, права и обязанности субъектов персональных данных.
1.2 Настоящая Политика разработана в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
– Трудовой кодекс Российской Федерации, глава 14;
– Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных";
– Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
– Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";
– Постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";
– Приказ Роскомнадзора от 5 сентября 2013 г. № 996 "Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных".
1.3 Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в АО "НМЦ НОРМА" вопросы обработки персональных данных работников АО "НМЦ НОРМА" и других субъектов персональных данных.
1.4 Целями обработки персональных данных являются:
– регулирование трудовых отношений и других договорных отношений с работниками АО "НМЦ НОРМА";
– ведение кадрового, бухгалтерского, налогового учета по основаниям, предусмотренным ст. 22 Федерального закона от 27.06.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», главой 14 Трудового кодекса РФ;
– предоставление работникам АО "НМЦ НОРМА" и членам их семей дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения;
– подготовка, заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с контрагентами;
– реализация прав и законных интересов АО "НМЦ НОРМА" в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами АО "НМЦ НОРМА", или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей.
1.5 Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции и дата вступления ее в силу.
2 Термины и принятые сокращения
– персональные данные (ПДн) – любая информация, относящаяся прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных;
– оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
– субъект ПДн – работники АО "НМЦ НОРМА", контрагенты и иные лица, не являющиеся работниками ЗАО "НМЦ НОРМА", представляющие персональные данные независимо от формы представления и вида носителя, на котором они зафиксированы;
– обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
– автоматизированная обработка персональных данных – обработка ПДн с помощью средств вычислительной техники;
– информационная система персональных данных (ИСПД) – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
– распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
– предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
– блокирование персональных данных – временное прекращение обработки ПД (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
– уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
– обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
– трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
3 Обработка персональных данных
3.1 Обработка персональных данных в АО "НМЦ НОРМА" допускается, если она:
– осуществляется с согласия субъекта персональных данных;
– необходима для исполнения договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
– необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
– необходима для осуществления прав и законных интересов АО "НМЦ НОРМА" при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.
3.2 Обработка персональных данных в АО "НМЦ НОРМА" осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников АО "НМЦ НОРМА" и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:
– все персональные данные следует получать от самого субъекта, если их можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие;
– обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
– не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
– не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
– содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки;
– не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
– при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к заявленным целям их обработки;
– хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, либо договором, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
– право доступа для обработки персональных данных имеют сотрудники АО "НМЦ НОРМА" в соответствии с возложенными на них функциональными обязанностями;
– обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3.3 Документы, содержащие персональные данные, создаются путем:
– копирования оригиналов документов, содержащих персональные данные;
– внесения сведений, содержащих персональные данные, в учетные формы;
– получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, характеристика, медицинское заключение и т.д.).
3.4 АО "НМЦ НОРМА" обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:
– персональные данные работников АО "НМЦ НОРМА" – информация, необходимая АО "НМЦ НОРМА" в связи с трудовыми отношениями;
– персональные данные бывших работников, кандидатов на замещение вакантных должностей, а также родственников работников;
– персональные данные иных физических лиц, состоящих в договорных, гражданско-правовых отношениях с АО "НМЦ НОРМА", предоставляющих свои персональные данные в этой связи;
– персональные данные клиентов, партнеров, контрагентов физических лиц, а также сотрудников юридического лица, являющегося клиентом или контрагентом АО "НМЦ НОРМА" – информация, необходимая для выполнения своих обязательств в рамках договорных отношений;
– персональные данные иных лиц (курьеры, представители обслуживающих организаций и др.) – информация для реализации своих прав и законных интересов в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами.
3.5 Обработка персональных данных в АО "НМЦ НОРМА" ведется с использованием средств автоматизации.
4 Хранение персональных данных
4.1 Персональные данные могут быть получены, проходить обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
4.2 Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, подлежат хранению в запираемых шкафах в помещениях с ограниченным правом доступа.
4.3 Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах.
4.4 Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем это требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижению целей обработки.
5 Уничтожение персональных данных
5.1 Уничтожение документов (материальных носителей), содержащих персональные данные, производится путем измельчения с использованием шредера, с последующим сожжением полученной массы.
5.2 Персональные данные, зафиксированные на электронных носителях, уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
5.3 В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Оператор прекращает их обработку и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней от даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено трудовым договором.
5.4 Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей или актом стирания информации.
6 Передача персональных данных
6.1 Передача персональных данных третьим лицам возможна в случае, если субъект персональных данных выразил свое согласие на такие действия, либо передача предусмотрена законодательством.
6.2 При передаче персональных данных Оператор должен соблюдать следующие требования:
– не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами;
– не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
– предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено;
– осуществлять передачу персональных данных работников в пределах организации в соответствии с настоящей Политикой, с которой работники должны быть ознакомлены под подпись;
– разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции;
– не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
– передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
7 Защита персональных данных
7.1 При обработке персональных данных Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
7.2 Основными мерами защиты персональных данных, используемыми Оператором, являются:
– назначения лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, которое осуществляет организацию обработки персональных данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением сотрудниками требований к защите персональных данных;
– принятия локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;
– применения организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в электронном виде;
– обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие необходимых мер;
– хранение персональных данных и их материальных носителей, обработка которых осуществляется в разных целях и которые содержат разные категории персональных данных, отдельно друг от друга;
– осуществление внутреннего контроля и аудита.
8 Порядок блокирования персональных данных
8.1 В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении субъекта персональных данных Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения.
8.2 В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
8.3 В случае подтверждения факта неточности персональных данных на основании сведений, представленных субъектом персональных данных, или иных необходимых документов Оператор уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
8.4 В случае выявления неправомерной обработки персональных данных, Оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней от даты этого выявления, прекращает неправомерную обработку персональных данных.
8.5 Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Оператор обязан уведомить субъекта персональных данных.
8.6 В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение установленного срока, Оператор осуществляет блокирование таких персональных данных и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.
9 Обязанности сотрудников Оператора
9.1 Сотрудники Оператора, допущенные к обработке персональных данных, обязаны:
– знать и неукоснительно выполнять требования настоящей Политики;
– обрабатывать персональные данные только в рамках выполнения своих должностных обязанностей;
– не разглашать персональные данные, полученные в результате выполнения своих должностных обязанностей;
– пресекать действия третьих лиц, которые могут привести к разглашению (уничтожению, искажению) персональных данных;
– выявлять факты разглашения (уничтожения, искажения) персональных данных и информировать об этом непосредственного руководителя;
– хранить тайну о сведениях, содержащих персональные данные в соответствии с локальными актами АО "НМЦ НОРМА".
9.2 Сотрудникам Оператора, допущенным к обработке персональных данных, запрещается несанкционированное и нерегламентированное копирование персональных данных на бумажные носители информации и на любые электронные носители информации, не предназначенные для хранения персональных данных.
9.3 Каждый сотрудник Оператора, непосредственно осуществляющий обработку персональных данных, подлежит ознакомлению с требованиями законодательства РФ в области защиты персональных данных, с настоящей Политикой и другими локальными актами по вопросам обработки и обеспечения безопасности персональных данных и обязуется их соблюдать.
9.4 Лица, виновные в нарушении требований законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством.
10 Права субъектов персональных данных
10.1 Субъекты персональных данных имеют право на:
– полную информацию об их персональных данных, обрабатываемых Оператором;
– доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
– уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
– отзыв согласия на обработку персональных данных;
– принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;
– обжалование действия или бездействия Оператора, осуществляемого с нарушением требований законодательства РФ в области защиты персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд;
– осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
11 Заключительные положения
11.1 Действующая редакция Политики на бумажном носителе хранится в АО "НМЦ НОРМА" по фактическому нахождению организации и является локальным нормативным актом.
11.2 Электронная версия действующей редакции Политики общедоступна на сайте АО "НМЦ НОРМА" в сети Интернет по адресу: www.nmcnorma.ru.
